Leistungsbeschreibung
Kurzübersicht
- Automatische Verschlagwortung
- Thesaurus erstellen und einbinden
- Workflow
- Archivierung von Texten, Grafiken etc. beliebiger Programme
- Archivierung von Images über Scanner (S/W, Graustufen, Farbe)
- Redlining
- Datenaustausch per DDE
- Datenübergabe an Fremdprogramme
- Formular-Verwaltung
- Import und Druck-, Spool- und ASCII-Daten
- Import von DBASE-Daten
- Stapelverarbeitung über Scanner (NCI)
- Stapelverarbeitung von zu archivierenden Dateien (CI + NCI)
- Volltextsuche
- Archiv-Generator (Masken, Datentypen, verschiedene Eingabe-Vorgaben etc.)
- Vorgangsbearbeitung
- Verknüpfung von Archiven
- Treiber für Kofax etc.
- MO/WORM-Treiber
- Unterstützung optischer Datenträger inkl. Verwaltung der Datenträger
- Verlagern von Dokumenten (z.B. von Festplatte auf MO)
- COLD
- Fax-Anbindung
- API
- OCR-Modul inkl. Automatischer Bearbeitung und Verschlagwortung von eingescannten Vorlagen, Lernfähig
- Barcode-Erkennung
- Formularerkennung
Offen für alles
Um Dokumentenmanagement wirklich umfassend zu realisieren, bedarf es einer Systemarchitektur, die Ihnen Freiheit in alle Richtungen gibt und Sie bei den Schnittstellen nicht einengt.
Mit Dr.DOC arbeiten Sie in Ihrer gewohnten Programmumgebung weiter, egal ob es sich um Text, Bild, Ton oder eine Multimedia-Anwendung handelt.
Für die zukünftige Abfrage nach dem gewünschten Dokument, wird es automatisch im dazugehörigen Programm geöffnet und sofort editiert.
Mit Dr.DOC arbeiten Sie in Ihrer gewohnten Programmumgebung weiter, egal ob es sich um Text, Bild, Ton oder eine Multimedia-Anwendung handelt.
Für die zukünftige Abfrage nach dem gewünschten Dokument, wird es automatisch im dazugehörigen Programm geöffnet und sofort editiert.
Benutzerfreundlich
von der Planung bis zur Anwendung
Die Akzeptanz eines Dokumenten-Management Systems in Ihrem Unternehmen steht und fällt mit der Benutzerfreundlichkeit.
Durch eine Konzeption, die kompromisslos auf intuitive Benutzeroberflächen und Suchabfragen sowie dem Arbeiten in einer Arbeitsumgebung ausgelegt ist, ist der Return-on-Investment schnell gesichert.
Die Akzeptanz eines Dokumenten-Management Systems in Ihrem Unternehmen steht und fällt mit der Benutzerfreundlichkeit.
Durch eine Konzeption, die kompromisslos auf intuitive Benutzeroberflächen und Suchabfragen sowie dem Arbeiten in einer Arbeitsumgebung ausgelegt ist, ist der Return-on-Investment schnell gesichert.
Schnell einsatzbereit dank Rapid Prototyping
Dr.DOC arbeitet mit einer eigenständigen Migrationsstrategie, die ohne monatelange Planungsarbeit auskommt und dennoch dafür sorgt, dass Dr.DOC bis ins Detail auf Ihr Unternehmen abgestimmt ist.
Beim "Rapid Prototyping" wird gemeinsam mit Ihnen zunächst eine Analyse der wichtigsten Informationsbausteine für Ihr Unternehmen durchgeführt. Auf dieser Basis entwickeln wir einen Prototypen Ihrer Software. Ab hier wird direkt am Prototypen weitergearbeitet.
Mit einem Optimum an Flexibilität entsteht so "Ihr Dr.DOC". Diese Strategie garantiert Ihnen minimale Migrationskosten und eine ungewöhnlich kurze Migrationsdauer ohne Kompromisse in der Qualität. Damit Dr.Doc schnell für Sie einsatzbereit ist.
Beim "Rapid Prototyping" wird gemeinsam mit Ihnen zunächst eine Analyse der wichtigsten Informationsbausteine für Ihr Unternehmen durchgeführt. Auf dieser Basis entwickeln wir einen Prototypen Ihrer Software. Ab hier wird direkt am Prototypen weitergearbeitet.
Mit einem Optimum an Flexibilität entsteht so "Ihr Dr.DOC". Diese Strategie garantiert Ihnen minimale Migrationskosten und eine ungewöhnlich kurze Migrationsdauer ohne Kompromisse in der Qualität. Damit Dr.Doc schnell für Sie einsatzbereit ist.
Benutzerfreundlich in der Anwendung
Die intuitive Befehlssteuerung erlaubt es, sofort mit der Arbeit zu beginnen. Für alle Funktionen steht dabei ein Hilfetext zur Verfügung, den Sie darüber hinaus auch individuell ergänzen können.
Statt komplizierte Abfragesprachen zu lernen, geben Sie einfach einen Suchbegriff mit beliebigen Verknüpfungen ein. Eigene Archive können so vom Benutzer leicht und komfortabel ohne Programmierkenntnisse erstellt werden.
Um die Ergebnislisten kompakt zu halten, können die gewünschten Informationen bereits vorab eingegrenzt werden - ein Plus für noch effizienteres Arbeiten.
Statt komplizierte Abfragesprachen zu lernen, geben Sie einfach einen Suchbegriff mit beliebigen Verknüpfungen ein. Eigene Archive können so vom Benutzer leicht und komfortabel ohne Programmierkenntnisse erstellt werden.
Um die Ergebnislisten kompakt zu halten, können die gewünschten Informationen bereits vorab eingegrenzt werden - ein Plus für noch effizienteres Arbeiten.
Reduzierung der Komplexität
Auch wenn ein Mitarbeiter in einem weit abgesteckten Aufgabenfeld arbeitet, verhindert die intelligente Verknüpfung von Dr.DOC unnötige Wechsel in andere Programme und damit Reibungsverluste.
Auch wenn ganz unterschiedliche Aufgaben wie die Pflege der Adressverwaltung, Verfassen eines Briefs, anschließende Datensicherung und danach Wechsel zu weiteren Arbeiten erledigt werden sollen, erfolgt der ganze Arbeitsprozess immer in Dr.DOC, wobei automatisch die damit verbundenen Programme angesprochen werden.
Auch wenn ganz unterschiedliche Aufgaben wie die Pflege der Adressverwaltung, Verfassen eines Briefs, anschließende Datensicherung und danach Wechsel zu weiteren Arbeiten erledigt werden sollen, erfolgt der ganze Arbeitsprozess immer in Dr.DOC, wobei automatisch die damit verbundenen Programme angesprochen werden.
Suchmodi
Die richtige Information immer schnell parat
• Volltextsuche
Um ein reibungsloses und hochwertiges Knowledge Management in Ihrem Unternehmen zu unterstützen, bietet Dr.DOC ein besonders ausgefeiltes System zum Auffinden von Informationen an. Dabei müssen Sie nicht wissen, wo eine Information abgelegt ist, wie oder von wem sie erstellt wurde. Wir ermöglichen Ihnen den schnellen und unkomplizierten Zugriff auf jede Information mit der Dr.DOC Volltextsuche.
Ausschlaggebend sind hierbei vor allem eine einfache Suchabfrage, schneller Zugriff und eine intelligente Eingrenzung des Suchergebnisses. Hier ist die Überlegenheit flexibler Systeme gegenüber konventioneller Archivierung "per Karteikarte" offensichtlich, was enorme Kosteneinsparungen mit sich bringt. Dr.DOC ist darauf ausgerichtet, mit besonders vielseitigen Suchmöglichkeiten auf strukturierte und unstrukturierte Daten in Sekundenschnelle zuzugreifen.Dies gilt ganz besonders bei großen Datenmengen und in Netzen.
Recherchen in strukturierten und unstrukturierten Daten können in bestimmten Feldern eines Datensatzes (auch mehreren gleichzeitig), global im gesamten Datensatz oder auch in archivierten Textdokumenten durchgeführt werden. Zur genaueren Eingrenzung stellt das Programm bei mehreren Treffern eine konfigurierbare Trefferliste zur Verfügung, in der rekursives Suchen möglich ist. Das vorherige Ergebnis bleibt aber jeweils noch erhalten, falls die neue Anfrage nicht zum gewünschten Resultat führt.
Innerhalb der Auswahlliste sind einzelne Datensätze selektierbar. Anschließend können diese beliebig durchgeblättert oder weiterbearbeitet (löschen, drucken, exportieren, Serienbrief, Einzelbrief etc.) werden, wobei jedes einzelne Datenfeld individuell indiziert werden kann.
Zusätzliche hilfreiche Funktionen sind die Verwendung eines Jokers sowie die Auswahl, ob Groß/Kleinschreibung ignoriert oder beachtet werden soll.
• Fuzzy-Logic
Wenn sich die Suchbegriffe nicht eindeutig definieren lassen, kommen Sie mit variablen Suchoptionen der gewünschten Information trotzdem auf die Spur:
- Trunkierte Suche links und rechts. Als reine Buchstabenfolge oder als Wortstamm
- Abfrage mit Joker
- Phonetische Suche
- Ähnlichkeitssuche
• Archivübergreifende Suche
Mit dieser Funktion können Sie über verschiedene Bereiche hinweg suchen, ohne wissen zu müssen, in welchem Archiv sich die gesuchten Informationen befinden. Dies ist besonders zur Feststellung eines bestimmten Projektstatus von großem Vorteil. Sie wollen z.B. Ihre gesamte Korrespondenz auf bestimmte Vorgänge hin überprüfen (Welche Abstimmungsschritte liegen mit Herrn Meier zum Thema X vor? Wie ist der aktuelle Verhandlungsstand?). Kein Problem für Dr.DOC - jede archivierte Information ist jederzeit für Sie zugänglich, unabhängig von der Größe Ihres Datenbestands und der Speicherung in verschiedenen Archiven.
• Volltextsuche
Um ein reibungsloses und hochwertiges Knowledge Management in Ihrem Unternehmen zu unterstützen, bietet Dr.DOC ein besonders ausgefeiltes System zum Auffinden von Informationen an. Dabei müssen Sie nicht wissen, wo eine Information abgelegt ist, wie oder von wem sie erstellt wurde. Wir ermöglichen Ihnen den schnellen und unkomplizierten Zugriff auf jede Information mit der Dr.DOC Volltextsuche.
Ausschlaggebend sind hierbei vor allem eine einfache Suchabfrage, schneller Zugriff und eine intelligente Eingrenzung des Suchergebnisses. Hier ist die Überlegenheit flexibler Systeme gegenüber konventioneller Archivierung "per Karteikarte" offensichtlich, was enorme Kosteneinsparungen mit sich bringt. Dr.DOC ist darauf ausgerichtet, mit besonders vielseitigen Suchmöglichkeiten auf strukturierte und unstrukturierte Daten in Sekundenschnelle zuzugreifen.Dies gilt ganz besonders bei großen Datenmengen und in Netzen.
Recherchen in strukturierten und unstrukturierten Daten können in bestimmten Feldern eines Datensatzes (auch mehreren gleichzeitig), global im gesamten Datensatz oder auch in archivierten Textdokumenten durchgeführt werden. Zur genaueren Eingrenzung stellt das Programm bei mehreren Treffern eine konfigurierbare Trefferliste zur Verfügung, in der rekursives Suchen möglich ist. Das vorherige Ergebnis bleibt aber jeweils noch erhalten, falls die neue Anfrage nicht zum gewünschten Resultat führt.
Innerhalb der Auswahlliste sind einzelne Datensätze selektierbar. Anschließend können diese beliebig durchgeblättert oder weiterbearbeitet (löschen, drucken, exportieren, Serienbrief, Einzelbrief etc.) werden, wobei jedes einzelne Datenfeld individuell indiziert werden kann.
Zusätzliche hilfreiche Funktionen sind die Verwendung eines Jokers sowie die Auswahl, ob Groß/Kleinschreibung ignoriert oder beachtet werden soll.
• Fuzzy-Logic
Wenn sich die Suchbegriffe nicht eindeutig definieren lassen, kommen Sie mit variablen Suchoptionen der gewünschten Information trotzdem auf die Spur:
- Trunkierte Suche links und rechts. Als reine Buchstabenfolge oder als Wortstamm
- Abfrage mit Joker
- Phonetische Suche
- Ähnlichkeitssuche
• Archivübergreifende Suche
Mit dieser Funktion können Sie über verschiedene Bereiche hinweg suchen, ohne wissen zu müssen, in welchem Archiv sich die gesuchten Informationen befinden. Dies ist besonders zur Feststellung eines bestimmten Projektstatus von großem Vorteil. Sie wollen z.B. Ihre gesamte Korrespondenz auf bestimmte Vorgänge hin überprüfen (Welche Abstimmungsschritte liegen mit Herrn Meier zum Thema X vor? Wie ist der aktuelle Verhandlungsstand?). Kein Problem für Dr.DOC - jede archivierte Information ist jederzeit für Sie zugänglich, unabhängig von der Größe Ihres Datenbestands und der Speicherung in verschiedenen Archiven.
Aktuelle Daten ganz automatisch
• Hyperlinks
Intelligente Hyperlink-Verknüpfungen sind das Herzstück des Information Managements. Nur wenn alle relevanten Schritte innerhalb eines Projekts oder Ablaufprozesses logisch miteinander verknüpft sind, können Sie sicher sein, dass Ihnen alle Detailinformationen über den gesamten Ablauf zur Verfügung stehen und auf dieser Basis jederzeit ganzheitlich agieren.
Mit Hilfe der Funktion "Zusatzinformationen" ist bei Dr.DOC jedes Feld eines Archivs mit dem Feld eines anderen Archivs über Hyperlinks verknüpfbar, sogar bis in die Weiterverzweigung aller weiteren Archive. So können Sie relevante Informationen aus einem anderen Archiv erhalten, was Ihnen jederzeit einen schnellen und einfachen Überblick über den gesamten Geschäftsvorgang ermöglicht. Ein Beispiel:
Für das Feld "Empfänger" besteht eine Verknüpfung zu einem Adressenarchiv. Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche 'i'...wird sofort die gefundene Adresse angezeigt und steht dann im Workflow anderen Programmen, z.B. einer Textverarbeitung, zur Verfügung.
Ein besonderer Vorteil ist der gleichzeitige Zugang zu allen Archiven, die den Arbeitsvorgang betreffen, so dass dieser in einem Schritt abgearbeitet werden kann. Somit müssen Sie nicht zuerst das aktuelle Archiv beenden, dann z.B. das Archiv "Adressverwaltung" öffnen, dort die Adresse suchen, um dann wieder in das vorherige Archiv zurückzukehren, in dem Ihre eigentliche Arbeit stattfindet. Dr.DOC reduziert diesen Vorgang auf einen Arbeitsschritt!
• Thesaurus
Eine weitere Funktion, die Ihre Arbeitsvorgänge spürbar beschleunigt. Damit können Sie Daten aus anderen Archiven übernehmen. Die Vorgehensweise ist genau so einfach wie bei "Zusatzinformationen": Über ein Verbindungsfeld wird in ein anderes Archiv verzweigt. Aber hier haben Sie eben nicht nur die Möglichkeit, sich die gefundenen Dateien anzusehen, sondern Sie können die Feldinhalte sofort in Ihr aktuelles Archiv einfügen. Aus welchen Feldern Daten übernommen werden sollen, können Sie natürlich selbst bestimmen.
• Konsistenzprüfung per Thesaurus
Dr.DOC ist ein Dokumenten-Management System, das "selbstständig mitdenkt" und auf eine plausible Verknüpfung aller relevanten Informationen innerhalb eines Projektes achtet. Mit der Funktion "automatische Prüfung" vermeiden Sie einen inkonsistenten Datenbestand, da alle in Dr.DOC gespeicherten Daten automatisch miteinander abgeglichen werden.
Intelligente Hyperlink-Verknüpfungen sind das Herzstück des Information Managements. Nur wenn alle relevanten Schritte innerhalb eines Projekts oder Ablaufprozesses logisch miteinander verknüpft sind, können Sie sicher sein, dass Ihnen alle Detailinformationen über den gesamten Ablauf zur Verfügung stehen und auf dieser Basis jederzeit ganzheitlich agieren.
Mit Hilfe der Funktion "Zusatzinformationen" ist bei Dr.DOC jedes Feld eines Archivs mit dem Feld eines anderen Archivs über Hyperlinks verknüpfbar, sogar bis in die Weiterverzweigung aller weiteren Archive. So können Sie relevante Informationen aus einem anderen Archiv erhalten, was Ihnen jederzeit einen schnellen und einfachen Überblick über den gesamten Geschäftsvorgang ermöglicht. Ein Beispiel:
Für das Feld "Empfänger" besteht eine Verknüpfung zu einem Adressenarchiv. Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche 'i'...wird sofort die gefundene Adresse angezeigt und steht dann im Workflow anderen Programmen, z.B. einer Textverarbeitung, zur Verfügung.
Ein besonderer Vorteil ist der gleichzeitige Zugang zu allen Archiven, die den Arbeitsvorgang betreffen, so dass dieser in einem Schritt abgearbeitet werden kann. Somit müssen Sie nicht zuerst das aktuelle Archiv beenden, dann z.B. das Archiv "Adressverwaltung" öffnen, dort die Adresse suchen, um dann wieder in das vorherige Archiv zurückzukehren, in dem Ihre eigentliche Arbeit stattfindet. Dr.DOC reduziert diesen Vorgang auf einen Arbeitsschritt!
• Thesaurus
Eine weitere Funktion, die Ihre Arbeitsvorgänge spürbar beschleunigt. Damit können Sie Daten aus anderen Archiven übernehmen. Die Vorgehensweise ist genau so einfach wie bei "Zusatzinformationen": Über ein Verbindungsfeld wird in ein anderes Archiv verzweigt. Aber hier haben Sie eben nicht nur die Möglichkeit, sich die gefundenen Dateien anzusehen, sondern Sie können die Feldinhalte sofort in Ihr aktuelles Archiv einfügen. Aus welchen Feldern Daten übernommen werden sollen, können Sie natürlich selbst bestimmen.
• Konsistenzprüfung per Thesaurus
Dr.DOC ist ein Dokumenten-Management System, das "selbstständig mitdenkt" und auf eine plausible Verknüpfung aller relevanten Informationen innerhalb eines Projektes achtet. Mit der Funktion "automatische Prüfung" vermeiden Sie einen inkonsistenten Datenbestand, da alle in Dr.DOC gespeicherten Daten automatisch miteinander abgeglichen werden.